Como fazer uma boa gestão de compras em 8 passos

Atrasos nas entregas porque os insumos não chegam a tempo, custos acima do mercado por falta de um processo estruturado de negociação: esses são apenas alguns dos desafios enfrentados quando não se tem uma gestão de compras eficiente.

A verdade é que controlar as aquisições de uma empresa vai muito além de simplesmente encontrar um fornecedor e comprar os produtos ou serviços necessários para a operação.

Por isso, a gestão exige um fluxo de tarefas bem definido.

Com uma boa estratégia, é possível reduzir custos, otimizar estoques e até evitar desperdícios – benefícios que se refletem também na satisfação do consumidor.

Pensando nisso, criamos este conteúdo para explicar como funciona o gerenciamento de compras, as funções deste setor e como estruturar um processo para garantir mais eficiência operacional. 

Aproveite a leitura!

O que é gestão de compras?

A gestão de compras envolve o planejamento, a organização e o controle das aquisições de uma empresa. Esse processo garante que os materiais, produtos e serviços necessários para o andamento da operação estejam disponíveis.

Quando bem estruturada, a gestão de aquisições contribui para a saúde financeira do negócio e evita problemas como falta de insumos, compras emergenciais e desperdícios.

Para alcançar esses objetivos, o gerenciamento cuida desde a seleção de fornecedores até a negociação de preços e prazos, passando pela análise de custos e controle de estoque, como veremos a seguir. 

O que faz o setor de gestão de compras?

O setor de gestão e técnicas de compras é o responsável por cuidar de todas as etapas do processo de aquisição dentro da empresa. Mas não se engane: o papel dessa área vai muito além de simplesmente realizar pedidos.

A equipe de compras deve analisar necessidades, negociar contratos e garantir que as aquisições estejam alinhadas com os objetivos estratégicos do negócio.

Entenda o que um gestor de compras faz:

• Pesquisa e qualificação de fornecedores;
• Controle de estoque e previsões de demanda;
• Negociação de preços e condições de pagamento;
• Garantia de qualidade de produtos e serviços adquiridos;
• Monitoramento de prazos de entrega e cumprimento de contratos. 

Qual a importância da gestão de compras?

Um bom processo de aquisição pode fazer toda a diferença nos resultados financeiros do seu negócio. Com processos bem estruturados, você consegue reduzir desperdícios, melhorar o fluxo de caixa e assegurar o abastecimento contínuo de materiais essenciais.

Para entender melhor esse impacto, imagine uma fábrica que não monitora seus fornecedores e, por isso, enfrenta atrasos frequentes na entrega de insumos.

Como consequência, a produção precisa ser interrompida, o que gera prejuízos financeiros e perda de credibilidade com clientes e investidores. 

Por outro lado, uma empresa com uma gestão de compras bem definida consegue garantir negociações mais vantajosas, maior previsibilidade de custos e demanda, e um controle mais eficiente do estoque. 

A relação entre gestão de compras e estoque

A gestão de aquisições e estoque estão diretamente ligadas. O setor de compras adquire os insumos necessários para a operação, enquanto a gestão de estoque garante que esses recursos estejam disponíveis na quantidade ideal, evitando tanto a escassez quanto o excesso.

Uma compra mal planejada pode levar a estoques superdimensionados, aumentando os custos com armazenamento e obsolescência de produtos. 

Por outro lado, compras insuficientes podem gerar rupturas no abastecimento, o que impacta a produção e o atendimento aos clientes.

Segundo pesquisa realizada pela Zebra Technologies, a visibilidade do inventário e as perdas de estoque foram mencionadas como principais fatores de impacto para a rentabilidade do negócio pelos tomadores de decisão entrevistados.

Esses são fatores diretamente relacionados aos setores de compras e estoque. Por isso, integrar as duas áreas é fundamental para otimizar os pedidos, baseando as compras em dados reais de consumo e demanda. 

Qual a diferença entre gestão de compras e suprimentos?

A gestão de compras faz parte da gestão de suprimentos, mas os dois conceitos apresentam algumas diferenças entre si. Enquanto o primeiro foca na obtenção de materiais e serviços, a gestão de suprimentos tem uma atuação mais ampla sobre a operação.

Um bom processo de supply chain management busca garantir que os insumos certos estejam disponíveis no momento adequado, o que significa cuidar também da etapa de aquisição.

No entanto, o objetivo é olhar para toda a cadeia de suprimentos, incluindo não apenas compras, mas também estoque, logística e distribuição. 

Como realizar uma boa gestão de compras?

Um gerenciamento de compras eficiente não se resume apenas à aquisição de produtos e serviços pelo menor preço.

Na prática, envolve planejamento, análise estratégica e controle de processos para garantir os insumos necessários, sem desperdícios ou atrasos. 

Confira a seguir os principais passos para otimizar as atividades na sua empresa.

1. Considere a real demanda do consumidor

Um passo fundamental é alinhar as aquisições da empresa à real demanda do mercado. Compras baseadas em suposições ou em pedidos esporádicos podem resultar em excesso de estoque ou falta de produtos essenciais.

Para evitar esse tipo de problema, vale seguir alguns passos, como:

• Analisar dados históricos de vendas e consumo;
• Considerar tendências de mercado e sazonalidade;
• Utilizar ferramentas de previsão de demanda para decisões mais assertivas.

2. Monitore os processos internos

Ter visibilidade sobre os processos internos é parte essencial de uma boa gestão de compras. Isso inclui o monitoramento de pedidos, prazos de entrega, estoque disponível e custos envolvidos.

Acompanhar esses fatores permite antecipar necessidades, evitar gargalos operacionais e identificar oportunidades de melhoria que podem impactar na redução de custos e no aumento de produtividade.

3. Organize o fluxo desse setor

A falta de organização no setor de compras pode levar a erros, atrasos e compras emergenciais que saem mais caras do que deveriam. 

Manter um fluxo estruturado garante mais controle sobre os pedidos, além de reduzir custos e desperdícios que poderiam ser prevenidos facilmente com uma boa organização.

Para isso, padronize os processos do setor, desde a solicitação até o recebimento de materiais. 

Além disso, estabeleça um cronograma de compras para evitar imprevistos e defina os responsáveis por cada atividade para otimizar a operação.

4. Compare os preços e negocie com fornecedores

A análise de fornecedores é outro processo fundamental para manter a fluidez no setor de compras. Sem uma avaliação prévia do mercado, você pode ter custos muito mais elevados.

Por isso, é importante comparar preços entre diferentes fornecedores, avaliar os prazos de pagamento e as condições do acordo comercial, assim como considerar a qualidade dos serviços.

Negociar descontos e benefícios para compras recorrentes também ajuda a otimizar a aquisição de materiais, garantindo parcerias mais estratégicas e vantajosas para o seu negócio. 

5. Conheça cada fornecedor e seus prazos

A qualidade da gestão de compras depende diretamente da confiabilidade dos fornecedores. Por isso, antes de fechar qualquer contrato, avalie fatores como:

• Histórico da empresa no mercado;
• Pontualidade na entrega dos pedidos;
• Qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Além disso, é importante estruturar uma boa gestão de fornecedores para acompanhar o desempenho dos parceiros, avaliar o cumprimento dos prazos e identificar falhas no processo.

6. Mantenha um bom relacionamento com fornecedores

Um fornecedor que confia no cliente tende a oferecer melhores condições comerciais, prazos mais flexíveis e até prioridade na entrega em momentos de alta demanda.

Por isso, manter um bom relacionamento com fornecedores é fundamental para a sustentabilidade da cadeia de suprimentos.

A transparência, a comunicação eficiente e o cumprimento de prazos e acordos firmados são pilares para cultivar uma parceria sólida.

7. Acompanhe os indicadores de desempenho

Sem dados concretos, é difícil avaliar se a gestão do setor de compras está sendo realmente eficiente. Por isso, lembre-se de monitorar indicadores-chave, como:

• Taxa de devoluções, para entender se existe algum problema de qualidade nos produtos adquiridos;
• Custo médio por pedido, para analisar se os preços praticados estão dentro do esperado;
• Índice de pedidos emergenciais, para identificar possíveis falhas na gestão de estoque;
• Tempo médio de entrega, para avaliar a eficiência dos fornecedores.

Essas informações ajudam a equipe de compras a tomar decisões mais estratégicas, que podem beneficiar toda a empresa. 

8. Conte com a tecnologia

A tecnologia tem se tornado uma grande aliada das empresas, e o cenário não é diferente quando pensamos no gerenciamento de compras e abastecimento da cadeia de suprimentos.

Não à toa, o relatório “The 2025 MHI Annual Industry Report” mostra que 48% das empresas elencam a transformação digital como principal caminho para garantir o sucesso da cadeia de suprimentos no futuro. 

No setor de compras, a tecnologia permite um controle mais preciso sobre os processos e ajuda a otimizar as aquisições.

Com softwares especializados, você consegue automatizar pedidos, monitorar o desempenho de fornecedores e gerar relatórios para auxiliar na tomada de decisões. 

Além disso, as ferramentas ainda permitem a integração com outros setores, como estoque e financeiro.

Sistemas de gestão de fornecedores, como as soluções oferecidas pela CIAL, ajudam você a ter maior controle sobre suas compras, garantindo compliance e eficiência na cadeia de suprimentos.

Aproveite para conhecer as nossas soluções e transforme a sua cadeia de suprimentos!

Conclusão

Uma boa gestão de compras não impacta somente na redução de custos na aquisição de insumos, mas também garante que toda a cadeia de suprimentos funcione de forma estratégica.

Ao estruturar esse processo com base em dados, tecnologias e boas práticas, você consegue reduzir desperdícios, evitar rupturas de estoque e ainda aumentar a previsibilidade financeira.

Vale lembrar que a escolha criteriosa de fornecedores e o monitoramento contínuo do desempenho são passos essenciais para manter a qualidade e a eficiência das operações.

Isso fortalece a sua competitividade no mercado e impulsiona o crescimento sustentável da empresa, pilares indispensáveis para o sucesso em um contexto cada vez mais dinâmico.

Para tornar a sua operação ainda mais estratégica, confira também o nosso conteúdo sobre compliance e gestão de riscos e saiba como integrar as duas áreas para assegurar uma cadeia de suprimentos eficiente.

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