Gestão de fornecedores: entenda como otimizar e evitar erros

Gestão de fornecedores: o que é e como fazer

Poucos setores organizacionais sofreram um aumento da complexidade em suas operações tão transformador na última década como o Supply Chain. A gestão de Compras e administração de suprimentos passou por uma verdadeira revolução, de diferentes naturezas, que ampliou os desafios enfrentados hoje pelos líderes e equipes da área.

Guerra no Leste Europeu, políticas de zero Covid da China e a globalização das operações são apenas alguns exemplos de incertezas e agitação rondam o dia-a-dia dos gestores de suprimentos que precisam lidar cotidianamente com a administração das oscilações.

Diante disso, tornou-se ainda mais necessário sistematizar e organizar a gestão de fornecedores para evitar erros e problemas recorrentes. Vejamos como essa questão pode ser otimizada.

O que é gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é o conjunto de práticas e estratégias usadas para selecionar, gerenciar, avaliar e manter um relacionamento produtivo com os fornecedores de uma empresa. 

É uma abordagem que vai além de simplesmente adquirir produtos ou serviços. Trata-se de criar parcerias estratégicas que agreguem valor ao negócio, melhorem os resultados financeiros e aumentem a eficiência operacional.

Imagine a gestão de fornecedores como uma orquestra. Cada fornecedor é um músico, e a empresa é o maestro. Quando todos estão alinhados, a melodia é harmoniosa e fluída. Mas se um músico se atrasa ou erra, toda a performance é prejudicada.

Portanto, a gestão estratégica de fornecedores garante que todos trabalhem em sintonia, reduzindo riscos, otimizando custos e melhorando a qualidade dos produtos ou serviços entregues.

Por que a gestão de fornecedores é importante?

A gestão estratégica de fornecedores é fundamental porque impacta diretamente a saúde operacional e financeira de uma empresa. Ela ajuda a evitar problemas como atrasos ou falta de qualidade e também cria uma base sólida para inovação e competitividade.

Vejamos em alguns pontos por que otimizar essa gestão é importante. 

Economia para as empresas

Uma boa gestão de fornecedores possibilita negociar melhores preços, condições de pagamento e prazos de entrega. Assim, é possível economizar dinheiro, otimizar o fluxo de caixa e melhorar a alocação de recursos.

Por exemplo, ao consolidar pedidos em um único fornecedor confiável, a empresa pode obter descontos por volume e simplificar os processos de compra. 

Além disso, fornecedores bem gerenciados tendem a oferecer melhores condições em contratos de longo prazo, a fim de gerar economias consistentes ao longo do tempo.

Agilidade nos processos

Da mesma forma, a eficiência na cadeia de suprimentos é importantíssima para garantir que as operações internas não sofram interrupções. 

Isso porque uma gestão eficaz de fornecedores assegura que as entregas sejam feitas dentro do prazo e que os produtos ou serviços estejam sempre disponíveis.

Pense em um restaurante que depende de um fornecedor de alimentos frescos. Um atraso na entrega pode ser decisivo, pois compromete o cardápio e, consequentemente, a experiência do cliente. 

Ao manter um relacionamento próximo e estruturado com os fornecedores, com o apoio de uma boa gestão e de tecnologia, é possível antecipar problemas e encontrar soluções rápidas.

Qualidade do produto/serviço

A qualidade dos produtos ou serviços oferecidos por uma empresa é diretamente influenciada pelos fornecedores. Uma gestão eficiente avalia constantemente os padrões de qualidade, garantindo que o que é entregue atenda às expectativas e requisitos do mercado.

Além disso, fornecedores que entendem os valores e objetivos da empresa tendem a alinhar seus processos para oferecer o melhor resultado possível. É uma relação ganha-ganha: a empresa mantém a satisfação do cliente e o fornecedor ganha credibilidade.

Colaboração entre os envolvidos

A gestão de fornecedores não deve ser vista como uma relação puramente transacional. Quando há uma colaboração genuína, ambas as partes podem inovar, melhorar processos e resolver problemas de maneira mais eficiente.

Por exemplo, ao compartilhar informações de mercado ou tendências, o fornecedor pode ajudar a empresa a adaptar seus produtos ou serviços para atender melhor às demandas do cliente final. 

Esse nível de parceria cria um ciclo de melhorias contínuas.

Governança

A governança é outro aspecto fundamental. Com uma gestão estruturada, as empresas conseguem monitorar a conformidade dos fornecedores em relação a padrões legais, ambientais e éticos. 

Isso protege a reputação da empresa e também evita possíveis sanções regulatórias.

Como fazer uma boa gestão de fornecedores?

A gestão eficaz de fornecedores exige planejamento, execução cuidadosa e acompanhamento contínuo. Aqui estão os passos essenciais para obter sucesso.

Crie um planejamento estratégico

Antes de tudo, é importante ter clareza sobre os objetivos da empresa e como os fornecedores podem contribuir para alcançá-los. Um planejamento estratégico para a gestão de fornecedores deve incluir:

• Metas específicas, como redução de custos ou melhoria na qualidade;
• Identificação de fornecedores estratégicos;
• Definição de critérios para seleção e avaliação.

Ou seja, esse planejamento funciona como um mapa, guiando todas as decisões relacionadas aos fornecedores.

Defina políticas internas para a parceria

Uma boa gestão de fornecedores começa dentro da empresa. Definir políticas claras para a relação com os fornecedores ajuda a estabelecer expectativas e padrões desde o início. Por exemplo, a empresa pode criar políticas que exijam contratos formais, auditorias regulares e comunicação periódica. Isso reduz ambiguidades e faz com que todos os envolvidos estejam na mesma página.

Faça a qualificação dos fornecedores

Nem todo fornecedor é adequado para a sua empresa. Por isso, a qualificação é o processo de avaliar se um fornecedor atende aos critérios estabelecidos, como:

• Capacidade de entrega;
• Conformidade com normas legais e regulatórias;
• Qualidade dos produtos ou serviços;
• Estabilidade financeira.

Nesse sentido, realizar visitas técnicas ou auditorias pode fornecer informações valiosas para tomar decisões mais seguras.

Monitore os resultados

A gestão de fornecedores não é (e não deve ser) um processo estático. Logo, monitorar o desempenho dos fornecedores regularmente é essencial para identificar áreas de melhoria e garantir que os padrões sejam mantidos.Use indicadores-chave de desempenho (KPIs), como:

• Taxa de entrega no prazo;
• Conformidade com especificações de qualidade;
• Frequência de problemas ou reclamações.

Com essas métricas em mãos, é mais fácil ajustar estratégias e até mesmo renegociar contratos quando necessário.

Desafios comuns neste processo e como superá-los

A gestão de fornecedores pode apresentar desafios, como:

• Falta de comunicação;
• Dependência de poucos fornecedores;
• Conflitos de interesses.

Para a falta de comunicação, uma solução possível é estabelecer canais de comunicação claros e regulares para evitar mal-entendidos. Da mesma forma, registre pedidos, alterações e acordos em um sistema centralizado para evitar confusões.

Já para a dependência, pense em diversificar sua base de fornecedores para reduzir riscos e evite cláusulas que limitem sua liberdade de buscar alternativas.

E com relação aos conflitos de interesses, adote políticas de transparência e governança para lidar melhor com problemas éticos.

Como o CIAL360 Supplier pode auxiliar na gestão de fornecedores

O CIAL360 Supplier é uma ferramenta poderosa para empresas que desejam otimizar sua gestão de fornecedores. Ele oferece uma visão abrangente do ciclo de vida dos fornecedores, permitindo:

• Análise detalhada de risco: avalie a saúde financeira e a conformidade dos fornecedores com critérios legais e éticos;
• Monitoramento contínuo: receba alertas em tempo real sobre mudanças significativas nos fornecedores;
• Relatórios personalizados: tenha acesso a insights detalhados para tomar decisões estratégicas.

Com o CIAL360 Supplier, a gestão de fornecedores deixa de ser um processo manual e se torna uma estratégia inteligente, baseada em dados. Com esse apoio, é possível destravar os processos de busca, homologação e onboarding. Saiba mais sobre o CIAL360 Supplier!

‍Conclusão

A gestão de fornecedores é muito mais do que um processo operacional; é uma estratégia que pode transformar a eficiência, a qualidade e até mesmo os resultados financeiros de uma empresa. Com um planejamento sólido, políticas claras, monitoramento contínuo e soluções como o CIAL360 Supplier, sua empresa pode estabelecer parcerias sólidas e duradouras, criando um diferencial competitivo no mercado.Agora é o momento de olhar para sua base de fornecedores com mais atenção.Identifique oportunidades de melhoria, implemente práticas inteligentes e veja como sua operação se torna mais ágil, econômica e confiável - e conte com a CIAL nesse processo.