5 melhores práticas para onboarding de novos fornecedores em 2024

O processo de onboarding não é apenas uma etapa operacional que traz novos fornecedores para sua cadeia de suprimentos. É um movimento estratégico que define o tom para parcerias robustas e mutuamente benéficas.

Navegar por este processo pode ser difícil sem as ferramentas e os processos adequados, mas ao seguir as melhores práticas de onboarding, sua empresa pode eliminar pontos problemáticos e criar uma experiência mais tranquila. 

Reunimos aqui informações e dicas essenciais para melhorar sua operação de onboarding ainda este ano. Confira agora!

O que é Onboarding e qual a sua importância?

O termo em inglês para “trazer a bordo” no mundo dos negócios é usado tanto para clientes, funcionários ou parceiros. No caso dos fornecedores, temos as etapas necessárias pelas quais uma empresa integra um novo parceiro em suas operações.

Assim como o departamento de recursos humanos deve avaliar e educar cuidadosamente os possíveis funcionários antes de contratá-los, o time de compras deve qualificar os fornecedores com base em reputação e desempenho, instruí-los sobre as práticas comerciais da empresa, processos internos, diretrizes regulatórias e as expectativas para o relacionamento comercial que esperam construir com eles.

É sobre criar processos simplificados para construir relacionamentos mais fortes entre comprador e fornecedor que resultem em melhores resultados comerciais para ambas as partes. 

Sem um onboarding eficaz, a empresa corre o risco de ter problemas para manter a qualidade, a conformidade e a eficiência em sua cadeia de suprimentos.

Construindo um processo de Onboarding eficaz

O onboarding de fornecedores envolve estágios que movem os parceiros em potencial entre a coleta inicial de dados e o contrato final, passando por etapas, como:

• Seleção do fornecedor
• Coleta de informações
• Due Diligence e Compliance
• Negociação de Contrato
• Monitoramento de Desempenho

Apesar dessas etapas serem bem definidas no conceito de onboarding, é verdade que esse processo pode tomar formas distintas em cada organização. 

No entanto, qualquer empresa deve se atentar para algumas práticas que podem fazer a diferença na construção de uma base sólida para relacionamentos contínuos com fornecedores. 

1. Tecnologia e automação

Ao falar sobre onboarding de fornecedores em 2024, é imperativo que a tecnologia e automação venham antes de tudo, pois nem mesmo as melhores práticas conseguem garantir um processo livre de falhas, diante da complexidade e desafios que a cadeia de suprimentos absorveu nos últimos anos, sem a inovação tecnológica.

Ferramentas que usam Big Data e Inteligência Artificial conseguem lidar com grandes volumes de dados rapidamente, identificar padrões, reconhecer falhas e fornecer insights essenciais para um onboarding otimizado, seguro e confiável.

Personalizando o fluxo de trabalho com base nas necessidades específicas de cada fornecedor, as plataformas oferecem um processo de integração online onde fornecedores completam formulários, fazem uploads de documentos e recebem treinamentos iniciais.

Plataformas de gestão inteligente de fornecedores como as da CIAL Dun & Bradstreet que escalonam o SRM para I-SRM, otimizam tempo e esforço das empresas durante os processos de coleta, análise e validação de informações dos fornecedores para obter insights oportunos sobre o impacto dos dados recolhidos nos seus negócios. 

Dessa forma, é possível realizar a gestão completa de fornecedores em uma única plataforma com visão completa dos riscos.

‍2. Comunicação e feedback regulares

Os programas de onboarding mais bem-sucedidos são construídos com base em uma cultura de comunicação. 

Certifique-se de que os fornecedores entendam as expectativas de prazo de entrega, preço, pagamento, qualidade do produto, políticas da empresa e outros fatores.

Mantenha linhas de comunicação abertas durante todo o processo, com check-ins e sessões de feedback regulares. O uso de plataformas digitais pode facilitar a comunicação entre as partes, centralizando as mensagens, facilitando o acesso e a gestão das informações, sem a necessidade de utilizar múltiplos canais, como e-mails e telefonemas.

Avisos, notificações e atualizações em tempo real minimizam atrasos na comunicação e melhoram a tomada de decisões.

‍3. Due Diligence abrangente

Os riscos envolvendo a cadeia de suprimentos se tornou uma das maiores preocupações do ambiente de negócios multiconectado atual. 

Uma Due Diligence robusta e completa envolve uma investigação detalhada e minuciosa sobre o histórico, reputação, estabilidade financeira, conformidade com as regulamentações e a capacidade dos fornecedores antes de firmar qualquer parceria. 

Novamente, as ferramentas automatizadas reduzem as chances de fraudes e erros humanos, alimentadas por grandes bancos de dados globais sobre empresas, oferecendo aos gestores um campo de visão 360º da cadeia de suprimentos, permitindo a tomada de decisões estratégicas com base em dados confiáveis e seguros.

‍4. Relacionamento priorizado com fornecedores estratégicos

Alguns fornecedores têm um impacto mais significativo no negócio. Eles podem representar uma quantia maior de gastos ou fornecer valor estratégico por meio de desempenho superior, acesso a um recurso específico a preços especiais ou outras possibilidades.

Por isso, é importante que exista um protocolo para identificar um possível parceiro estratégico durante o processo inicial de integração, criando procedimentos de onboarding separados para esses fornecedores, a fim de priorizar o foco sobre esses relacionamentos.

‍5. Monitoramento e avaliação contínuos

Tenha em mente e na cultura da empresa que o onboarding não termina com a integração inicial. 

Realize revisões periódicas do desempenho dos fornecedores para identificar áreas de melhoria e a garantir que as expectativas continuem sendo atendidas. 

Atue proativamente para ajustar pontos e conte aqui também com a ajuda tecnológica das ferramentas automatizadas para avaliar métricas e indicadores-chave de desempenho dos fornecedores.

Revise também o próprio processo de onboarding, que deve sempre evoluir com base no feedback dos fornecedores, da equipe e nas necessidades de negócios em mudança, principalmente para se manter atualizado diante de novas demandas, estratégias e regulamentações do mercado. 

Isso garante que o processo permaneça eficiente e relevante ao longo do tempo. 

‍Encontrando o caminho para o melhor processo de Onboarding

Como dissemos anteriormente, atualmente é impensável realizar um processo de onboarding de fornecedores eficiente sem a ajuda da tecnologia e felizmente as ferramentas do mercado vêm evoluindo enormemente para cobrir cada vez mais etapas e pontos desse processo, de forma inteligente, adaptável e segura.

Porém, é importante sempre lembrar que a tecnologia deve servir à organização, sendo crucial escolher soluções que se adequem ao porte e às necessidades específicas da empresa. 

Na prática, o que se vê muitas vezes são empresas que investem pesado em sistemas excessivamente complexos ou muito simples, sem a capacidade de acompanhar as ramificações dos processos de Compras, e que acabam não se alinhando com suas necessidades ou recursos.

Esses gastos desnecessários aumentam os encargos operacionais e sacrificam perda de toque pessoal nos relacionamentos com fornecedores em favor da automação de baixo valor. 

Por isso, as melhores práticas de onboarding exigem equilibrar soluções de alta tecnologia com construção de relacionamento prático, se adaptando às necessidades específicas da organização e de seus fornecedores.