RFP: o que é, função e benefícios

Um documento RFP (Request for Proposal), ou Solicitação de Proposta, é utilizado quando empresas buscam estrategicamente no mercado a contratação de serviços ou produtos, tendo em vista demandas internas.

Essencialmente, a solicitação de proposta trata-se de um documento formal que detalha as necessidades específicas da organização, estabelecendo as bases para o recebimento de propostas qualificadas de fornecedores. 

Assim, a sua aplicação ultrapassa a simples aquisição de bens: a Request for Proposal representa uma metodologia que incentiva a livre concorrência, eleva a qualidade das soluções recebidas e contribui para a governança corporativa.

Neste artigo, exploramos os principais aspectos da Request for Proposal, sua função na aquisição de produtos, as diferenças em relação a outros documentos e os benefícios associados à sua elaboração e aplicação.

‍

Continue no artigo e tenha uma ótima leitura!

O que é RFP?

Quando uma empresa necessita contratar serviços especializados ou adquirir produtos de fornecedores externos é gerada uma Request for Proposal: em tradução livre, solicitação de proposta.

Este documento descreve, com clareza e objetividade, todas as necessidades de aquisição de serviço ou produto. Desse modo, o documento em modelo de projeto deve indicar qual o escopo, orçamento, prazos e critérios de avaliação da proposta.

Neste sentido, a RFP tem por objetivo convocar fornecedores capacitados, atraindo propostas alinhadas com as demandas da empresa e que ofereçam soluções.

Por um lado, a elaboração de uma Request for Proposal direciona a demanda a um público específico de fornecedores com capacidade de absorção da demanda. Portanto, economizando tempo e recursos na seleção das melhores ofertas.

Por outro, o documento também incentiva a livre concorrência entre potenciais fornecedores, resultando em preços e condições atrativas para a empresa que solicita o serviço ou produto.  

Ou seja, a RFP assegura que a contratação seja realizada com eficiência, baseada na livre concorrência e direcionamento pleno às demandas reais do negócio.

Qual a função da RFP no processo de aquisição de produtos?

A principal função da Request for Proposal na aquisição de produtos é o de estruturar e direcionar a escolha do fornecedor com maior capacidade operacional, garantido que a compra realizada efetivamente atenda à demanda da empresa.

Ao elaborar uma RFP, a empresa delimita, de maneira clara e objetiva, qual o escopo da contratação/aquisição, qual a necessidade, orçamentos destinados, prazos e critérios de seleção.

Desse modo, fica claro às partes envolvidas quais as características da demanda e de qual maneira o fornecimento deve ocorrer.

Como exemplo, em estudo conduzido por pesquisadores da UFPA, UNIVASF e UFPE, os ganhos da Request for Proposal foram avaliados em relação ao faturamento de um hotel, tendo por base a análise do impacto financeiro, ocupação das acomodações e produtos e serviços associados.

Neste estudo, os pesquisadores identificaram que os:

“[...] acordos com empresas firmados através da ferramenta de RFP não trazem apenas produção de hospedagem, mas também podem aumentar e estimular o consumo de produtos e serviços atrelados a ela como realização de eventos no hotel, telefonia, lavanderia, consumo de alimentos e bebidas, entre outros.”

No caso avaliado, ainda que o objetivo fosse compreender o impacto na prestação de serviços em hotelaria, os pesquisadores ressaltaram os desdobramentos positivos na receita da empresa, considerando também o consumo de produtos associados.

Por conjectura, caso o fornecimento pontual destes produtos também fosse alvo de solicitações em modelo de Request for Proposal, é possível que um cenário positivo de faturamento também fosse observado.

Isto é, a aquisição de produtos que promovam margens atrativas de lucro e, em paralelo, que assegurem competitividade e qualidade dos serviços oferecidos pela empresa.  

Quais benefícios da Request for Proposal?

Os benefícios associados à elaboração de uma Request for Proposal são vários, especialmente em contextos que exigem transparência, dados objetivos e decisões bem fundamentadas na aquisição de bens ou serviços.

Neste contexto, a Request for Proposal possibilita maior clareza durante o processo. Ao estruturar detalhadamente as necessidades, a empresa reduz a possibilidade de ambiguidades, evitando desalinhamentos futuros com fornecedores.

Além disso, a solicitação de proposta também possibilita negociações padronizadas, fundamentadas em critérios e informações iguais para cada um dos parceiros comerciais. Isso possibilita maior eficiência nas negociações. Por exemplo:

·      Comparação justa entre propostas e aplicação de critérios pré-definidos;

·      Objetividade na avaliação de preço, prazo, qualidade técnica e experiências.

Por fim, a elaboração de uma solicitação de proposta também permite transparência ao longo do processo.

Considerando que a RFP delimita regras claras, desde o início de solicitação aos parceiros comerciais, também é gerado um cenário no qual o processo de auditoria torna-se qualificado, promovendo governança corporativa.

Qual a diferença entre RFQ e RFP?

Diferentemente de uma Request for Proposal, uma RFQ (Request for Quote) é direcionada à cotação de valores praticados sobre os produtos ou serviços solicitados pela empresa.

Neste cenário, a RFQ é utilizada quando as organizações compreendem exatamente qual a demanda e deseja averiguar, entre fornecedores qualificados, quais a precificação. Ou seja, o foco reside na nas condições comerciais.

Já a Request for Proposal, como vimos anteriormente, tem por objetivo mapear no mercado as soluções mais adequadas, tendo em vista a demanda específica por produtos ou serviços.

Por um lado, a RFQ possui uma abordagem quantitativa relacionada à precificação. Por outro, a RFP um direcionamento qualitativo, avaliando-se estratégias, metodologias, escopo e preço de uma solução (produto ou serviço).

Em resumo:

·      Request for Quote: foca em preços, com demanda já definida e abordagem quantitativa;

·      Request for Proposal: busca soluções completas, avaliando escopo, estratégia e qualidade da entrega.

Exemplo de uma RFP

Como exemplo, analisamos a RFP apresentada pela empresa Traverse City Light & Power (TCL&P), uma concessionária de energia em Michigan (EUA).

No documento, a TCL&P apresenta a necessidade de desenvolvimento de um plano de otimização energética de longo prazo, estabelecendo foco na eficiência energética e redução da demanda em horários de pico.

Ou seja, uma demanda específica, previamente mapeada e definida em solicitação de proposta aberta ao conjunto de parceiros comerciais em potencial.

Assim, partindo do desafio de redução da demanda em horários específicos, em sua RFP a empresa norte-americana define o escopo, prazos, metas, seu orçamento e critérios de seleção. Por exemplo, indicando que as propostas apresentadas devem incluir:

·      Recomendações práticas;

·      Estimativas de custo-benefício;

·      Métodos de implementação;

·      Estratégias de eletrificação;

·      Cronograma e orçamentos detalhados;

·      Entre outros.

Neste sentido, a solicitação visa atrair um público qualificado e específico de consultores (prestadores de serviço) com capacidade técnica para propor soluções realista, quantificáveis e em conformidade com as especificidades do setor.

Portanto, neste exemplo, observamos como um Request for Proposal pode ser utilizado como estratégia de contratação, tendo em vista eficiência do processo, transparência, compliance, objetividade e alinhamento com as necessidades da empresa.

Como fazer uma RFP?

Como vimos anteriormente, uma Request for Proposal deve ser elaborada com base e direcionamento em critérios claros, objetivos e alinhados à demanda da empresa.

Neste sentido, alguns passos são necessários, de modo que escopo, objetivos, prazos, orçamento e critérios avaliativos sejam pré-definidos com base nas reais condições e necessidades do negócio.

Confira a seguir uma síntese das etapas, direcionamentos e processos necessários à elaboração de uma RFP criteriosa, clara e com potencial de assertividade.

‍

A elaboração de uma RFP bem estruturada é o primeiro passo para garantir uma contratação eficiente. No entanto, mesmo as propostas mais atrativas podem esconder riscos críticos se a empresa não tiver uma visão clara da capacidade operacional, solidez financeira ou conformidade legal dos fornecedores envolvidos.

Evite riscos ocultos em uma solicitação de proposta. Conheça seus fornecedores com profundidade e confiança!

Conclusão

Elaborar uma Request for Proposal representa uma prática internacional e estratégia que possibilita às empresas a realização de contratações alinhadas com as necessidades reais do negócio, tendo por base a competição livre de mercado e escolha do melhor fornecedor.

Neste contexto, ao detalhar com precisão os elementos centrais da demanda, a empresa estabelece um canal transparente e eficaz de negociação com o mercado, recebendo propostas qualificadas.

Essencialmente, a prática do RFP favorece a seleção de parceiros comerciais tecnicamente aptos, promovendo a concorrência saudável e reduzindo riscos operacionais ao longo da contratação.

Além disso, a estratégia da Request for Proposal também contribui para a padronização dos processos internos e fortalece a governança corporativa, uma vez que as decisões passam a ser baseadas em critérios claros e rastreáveis.

Portanto, ao empregar esse modelo como ferramenta de gestão a empresa une controle e eficiência, assegurando que os produtos ou serviços contratados estejam em total conformidade com as necessidades reais.

Gostou do artigo? Aproveite e saiba também como realizar a classificação de fornecedores!

‍