Como fazer um cadastro de fornecedores organizado e estratégico

Imagine que sua empresa precisa de um novo fornecedor para um insumo essencial. Depois de pesquisar, você encontra um parceiro promissor e fecha o contrato.

No entanto, algumas semanas depois, começam os problemas: atrasos na entrega, qualidade abaixo do esperado e dificuldades na comunicação. 

Ao investigar a situação, você descobre que essa empresa já tinha um histórico de inconsistências com outros clientes – informação que poderia ter sido facilmente identificada com um cadastro estruturado e uma análise mais criteriosa.

Casos como esse são mais comuns do que se imagina e reforçam a importância de um processo bem estruturado de cadastro de fornecedores.

Essa prática garante que apenas parceiros confiáveis sejam integrados à cadeia de suprimentos, além de facilitar a gestão, reduzir riscos e melhorar a previsibilidade operacional.

Pensando nisso, vamos falar sobre a importância desse cadastro e como estruturá-lo de forma estratégica para tornar sua empresa mais eficiente e segura.

O que é cadastro de fornecedores e para que serve?

O cadastro de fornecedores é um processo que envolve a coleta, a organização e o monitoramento de informações sobre os parceiros que prestam serviços ou fornecem insumos para uma empresa.

Isso inclui desde dados cadastrais dos fornecedores até informações operacionais específicas. 

Além de ser um requisito básico para a gestão de compras e contratos, o registro desses dados tem um papel importante na mitigação de riscos. 

Qual a importância do cadastro de fornecedores?

Um cadastro otimizado e atualizado de fornecedores é um dos pilares para operações mais seguras, ágeis e eficientes. É um passo importante para tornar a gestão de fornecedores mais estratégica.

A falta desse processo pode trazer consequências como atrasos na entrega, fornecimento irregular e até mesmo exposição a riscos financeiros e regulatórios.

Um bom sistema de cadastro, por outro lado, permite centralizar informações essenciais e automatizar a captação de dados disponíveis em fontes públicas.

O resultado é uma série de benefícios para a sua operação, como:

• Maior controle sobre a gestão de fornecedores: o acesso centralizado a informações dos parceiros facilita o gerenciamento e a tomada de decisões; 
• Redução do risco de fraudes: ao realizar uma verificação de antecedentes e certidões antes de firmar contratos, é possível reduzir a exposição a golpes e irregularidades;
• Aumento da eficiência operacional: com um bom sistema de cadastro, você consegue automatizar processos e, assim, reduzir erros humanos e evitar retrabalho na conferência de dados;
• Melhoria no relacionamento com fornecedores: além de garantir parcerias mais estratégicas e confiáveis, o cadastro também promove mais transparência e alinhamento nas negociações.

Como fazer o cadastro de fornecedores?

Independentemente do cenário, seja para criar um cadastro de fornecedores em grandes empresas ou em pequenos negócios, é importante ter um processo estruturado.

Essa elaboração deve ser bem planejada para garantir segurança, organização e otimização na gestão da cadeia de suprimentos.

Pensando nisso, listamos alguns passos essenciais para o processo. Confira a seguir.

Colete as informações do fornecedor

O primeiro passo é reunir dados essenciais sobre os fornecedores, como certidões negativas de débitos e conformidade fiscal, CNPJ e histórico de mercado.

Aqui, vale destacar dois pontos importantes. O primeiro é definir quais dados são relevantes para o cadastro – isso vai facilitar muito a etapa de coleta de informações, evitando que a sua equipe gaste mais tempo do que o necessário nela.

O segundo ponto é que a coleta de dados pode ser automatizada com o uso de ferramentas que captam informações públicas de fontes oficiais. Isso reduz o tempo de validação e ainda aumenta a segurança do processo. 

Defina quem terá acesso a esses dados

Estabelecer níveis de acesso aos dados dos fornecedores é fundamental para garantir a proteção das informações, evitando o uso indevido dos registros.

Uma pesquisa da IBM revelou que credenciais roubadas ou comprometidas estão entre os principais fatores de ataques cibernéticos. Segundo os dados, eles representam 16% dos casos de violação e podem custar mais de US$4,8 milhões para as empresas.

Para evitar essa brecha na segurança de dados, o ideal é que apenas setores estratégicos, como compras, jurídico e financeiro tenham acesso total à ficha de cadastro de fornecedores e prestadores de serviços. 

Plataformas de gestão ajudam a restringir visualizações e edições de dados sensíveis, contribuindo para a segurança das informações.

Categorize os fornecedores

A segmentação de fornecedores permite um acompanhamento mais eficaz e facilita a tomada de decisões, além de prevenir gargalos na gestão da cadeia de suprimentos.

Essa classificação pode ser feita com base em diferentes critérios, como:

• Localização e capacidade de atendimento;
• Tipo de fornecimento (matéria-prima, insumos, serviços, tecnologia);
• Nível de criticidade para a operação (fornecedores estratégicos x não essenciais).

Registre um histórico de preços praticados

Monitorar o histórico de preços dos fornecedores ajuda a identificar padrões e avaliar a competitividade de cada um.

Isso facilita a escolha do melhor parceiro em momentos de oscilação de custos no mercado, por exemplo, além de auxiliar na negociação a longo prazo. 

Manter esse histórico atualizado é uma forma de garantir mais previsibilidade financeira, evitando surpresas e possibilitando tomadas de decisões informadas.

Mantenha as informações atualizadas

O cadastro de fornecedores não deve ser um documento estático. É essencial revisar e atualizar os dados periodicamente para assegurar que as informações estejam corretas e que os fornecedores continuem atendendo às exigências da empresa.

Realizar auditorias regulares nos cadastros é uma boa maneira de manter os documentos sempre atualizados.

Conte com uma plataforma especializada

A tecnologia é uma grande aliada na gestão eficiente do registro de fornecedores. Sistemas especializados permitem automatizar a coleta de dados, integrar informações financeiras e fiscais e gerar relatórios detalhados sobre cada fornecedor.

Essa solução também ajuda a melhorar a comunicação entre setores e garantir mais segurança no processo de homologação de fornecedores, o que fortalece a cadeia de suprimentos.

A CIAL oferece soluções avançadas que automatizam processos e garantem a integridade das informações. 

A plataforma Supplier+, por exemplo, permite a homologação e a avaliação de fornecedores, ajustando-se às políticas internas da sua empresa e integrando dados de uma vasta base global. 

Conheça todas as soluções disponíveis e transforme a gestão de fornecedores na sua empresa!

Conclusão

Muito além de uma formalidade, o cadastro de fornecedores é um processo estratégico para garantir segurança, eficiência e competitividade na cadeia de suprimentos.

Com organização e o apoio da tecnologia, é possível reduzir riscos, otimizar negociações e garantir a conformidade com exigências regulatórias. 

Contar com soluções especializadas, como as oferecidas pela CIAL, pode ser o diferencial para uma gestão de fornecedores mais eficiente e segura.

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